1. Kim jest SVH
SmartVoiceHub („SVH”). SVH jest administratorem danych osobowych zbieranych na stronie internetowej SVH, poprzez formularze oraz za pośrednictwem agentów AI i systemów telekomunikacyjnych.
2. Jakie dane zbiera SVH
- Dane kontaktowe (zarówno osobowe, jak i biznesowe), w tym między innymi: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, adres.
- Informacje dotyczące rezerwacji lub transakcji, w tym między innymi: zamówiona usługa, wizyty oraz wydarzenia kalendarzowe; rozliczenia- przetwarzane przez dostawcę usług płatniczych SVH.
- Dane dotyczące połączeń generowane przez usługę SVH, w tym między innymi: metadane połączeń, nagrania oraz transkrypcje (jeżeli funkcja jest włączona)- przetwarzane przez dostawcę technologii głosowej / AI SVH.
Nagrania i transkrypcje mogą być wykorzystywane w celu świadczenia usług, monitorowania jakości oraz rozwijania, ulepszania lub szkolenia systemów AI wykorzystywanych do działania usługi.
SVH umożliwia klientom korzystanie z funkcji nagrywania i transkrypcji rozmów w ramach świadczonych usług. Klient korzystający z tych funkcji jest odpowiedzialny za poinformowanie uczestników rozmowy o nagrywaniu lub przetwarzaniu rozmowy, jeżeli wymagają tego obowiązujące przepisy.
- Dane techniczne, w tym między innymi: adres IP, urządzenie, pliki cookies (zob. sekcja Cookies).
- W niektórych przypadkach dane osobowe mogą być przekazywane SVH przez klientów biznesowych SVH za pośrednictwem ich systemów CRM w celach wskazanych powyżej.
3. Dlaczego SVH wykorzystuje dane osobowe
- W celu świadczenia i obsługi usług SVH, odpowiadania na pytania oraz zarządzania kontami (umowa / uzasadniony interes).
- W celu poprawy jakości, bezpieczeństwa i działania usług (np. kontrola jakości nagrań, jeżeli funkcja jest włączona) (uzasadniony interes- np. jakość usług, bezpieczeństwo, zapobieganie nadużyciom lub oszustwom).
- W celu wysyłania komunikatów serwisowych oraz ważnych aktualizacji (uzasadniony interes / legalny obowiązek).
- W celu wysyłania opcjonalnych informacji marketingowych, jeżeli dana osoba wyrazi na to zgodę (zgoda / uzasadniony interes).
- W celu spełnienia obowiązków wynikających z przepisów legalnych (obowiązek legalny).
- W przypadku gdy automatyzacja wspiera podejmowanie decyzji, w procesie uczestniczy człowiek, a dana osoba może zażądać weryfikacji przez człowieka.
4. Komunikacja SMS
Jeżeli dana osoba wyrazi zgodę na otrzymywanie wiadomości SMS poprzez formularze na stronie SVH, może otrzymywać wiadomości SMS od SmartVoiceHub dotyczące zapytań, wizyt, aktualizacji usług oraz okazjonalnych ofert promocyjnych.
Częstotliwość wiadomości może się różnić. Mogą obowiązywać opłaty za wiadomości i transmisję danych zgodnie z taryfą operatora.
Z otrzymywania wiadomości SMS można zrezygnować w dowolnym momencie, odpowiadając STOP na dowolną wiadomość. W celu uzyskania pomocy można odpowiedzieć HELP.
Zgoda na komunikację SMS nie jest udostępniana stronom trzecim ani podmiotom powiązanym w celach marketingowych.
5. Udostępnianie danych i transfery międzynarodowe
SVH korzysta z zaufanych dostawców usług (np. hosting, telekomunikacja / voice AI, CRM, e-mail, analityka, przetwarzanie płatności), którzy działają na podstawie umowy i wyłącznie zgodnie z instrukcjami SVH.
Niektórzy dostawcy mogą przetwarzać dane poza państwem lub regionem prawnym, w którym dane osobowe zostały pierwotnie zebrane. W przypadku transferu danych SVH stosuje zabezpieczenia wymagane przez obowiązujące przepisy prawa (np. standardowe klauzule umowne lub równoważne mechanizmy). Osoba może skontaktować się z SVH w celu uzyskania informacji o stosowanych zabezpieczeniach.
W przypadku płatności realizowanych za pośrednictwem Stripe, Klarna, Revolut, Paddle, GoHighLevel lub innych podobnych dostawców, dostawcy ci działają jako niezależni administratorzy danych w zakresie własnego przetwarzania i publikują własne polityki prywatności.
6. Jak długo SVH przechowuje dane
SVH przechowuje dane osobowe tylko tak długo, jak jest to konieczne do świadczenia i obsługi usług oraz prowadzenia działalności, a następnie usuwa je lub anonimizuje.
W przypadku nagrań i transkrypcji rozmów okres przechowywania ustala klient (jeżeli funkcja jest włączona), a SVH stosuje się do tego ustawienia. Jeżeli okres nie został określony, SVH stosuje własny okres przechowywania zgodny z wymogami prawnymi. Kopie zapasowe są rotowane cyklicznie.
7. Wymóg ustawowy lub umowny
Niektóre informacje są niezbędne do zawarcia lub wykonania usługi (np. miejsce docelowe, numer telefonu, adres e-mail do przekierowania). Jeżeli nie zostaną one podane, SVH może nie być w stanie świadczyć usługi.
8. Prawa osoby, której dane dotyczą
Osoba ma prawo do: dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania lub sprzeciwu wobec przetwarzania, a także do przenoszenia danych.
Jeżeli SVH opiera przetwarzanie na zgodzie, osoba może ją w dowolnym momencie wycofać.
Osoba ma również prawo złożyć skargę do właściwego organu nadzorczego, w szczególności do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO).
9. Zautomatyzowane decyzje
SVH nie podejmuje decyzji wywołujących skutki legalne lub w podobny sposób istotnie wpływających na osoby wyłącznie na podstawie zautomatyzowanego przetwarzania.
Automatyzacja wspiera przekierowanie połączeń oraz sugestie dotyczące planowania wizyt; istotne decyzje nie są podejmowane wyłącznie przez automatyzację.
10. Cookies i analityka
SVH wykorzystuje niezbędne pliki cookies do działania strony oraz opcjonalne pliki cookies analityczne lub reklamowe za zgodą użytkownika.
Użytkownik może zmienić ustawienia cookies w swojej przeglądarce.
11. Kontakt
Pytania lub wnioski: [email protected].
(SVH nie wyznaczyło osoby odpowiedzialnej za ochronę danych; jeżeli to się zmieni, niniejsza informacja zostanie zaktualizowana.)
12. Aktualizacje
SVH może aktualizować niniejszą politykę. Zmiany będą publikowane w tym miejscu wraz z nową datą „Obowiązuje od”.