Obowiązuje od: 11 października 2025

1. Kim jest SVH

SmartVoiceHub („SVH”).
SVH jest administratorem danych osobowych zbieranych za pośrednictwem strony internetowej SVH, formularzy oraz naszych agentów AI i systemów telefonicznych.

2. Jakie dane zbiera SVH

2.1 Dane kontaktowe (osobowe oraz biznesowe), w tym m.in.: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu oraz adres.

2.2 Informacje dotyczące rezerwacji i transakcji, w tym m.in.: zamówione usługi, wizyty oraz wydarzenia w kalendarzu; dane rozliczeniowe (przetwarzane przez dostawcę płatności SVH).

2.3 Dane połączeń tworzone w ramach usług SVH, w tym m.in.: metadane połączeń, nagrania oraz transkrypcje (jeżeli funkcja jest włączona — przetwarzane przez dostawcę usług głosowych/AI SVH).

2.4 Dane techniczne, w tym m.in.: adres IP, informacje o urządzeniu oraz pliki cookies (patrz sekcja Cookies).

2.5 W niektórych przypadkach dane osobowe mogą być przekazywane SVH przez klientów biznesowych SVH za pośrednictwem ich systemów CRM — wyłącznie w celach opisanych powyżej.

3. Dlaczego SVH przetwarza dane osobowe

3.1 W celu świadczenia i wsparcia usług SVH, obsługi zapytań oraz zarządzania kontami
(podstawa: umowa / prawnie uzasadniony interes).

3.2 W celu poprawy jakości, bezpieczeństwa i wydajności usług (np. kontrola jakości nagrań, jeżeli włączona)
(podstawa: prawnie uzasadniony interes — jakość usług, bezpieczeństwo, zapobieganie nadużyciom i oszustwom).

3.3 W celu wysyłania komunikatów serwisowych oraz istotnych aktualizacji
(podstawa: prawnie uzasadniony interes / obowiązek prawny).

3.4 W celu wysyłania opcjonalnych treści marketingowych — wyłącznie za zgodą
(podstawa: zgoda / prawnie uzasadniony interes).

3.5 W celu realizacji obowiązków związanych ze zgodnością
(podstawa: obowiązek prawny).

3.6 W przypadku wykorzystania automatyzacji przy podejmowaniu decyzji zawsze uczestniczy w tym człowiek, a każda osoba może zażądać weryfikacji decyzji przez człowieka.

4. Udostępnianie danych i transfery międzynarodowe

SVH korzysta z zaufanych dostawców usług (np. hosting, telefonia i AI głosowa, CRM, e-mail, analityka, przetwarzanie płatności), którzy działają na podstawie umów i wyłącznie zgodnie z instrukcjami SVH.

Niektórzy dostawcy mogą przetwarzać dane poza krajem lub regionem prawnym, z którego dane pochodzą. W takich przypadkach SVH stosuje odpowiednie zabezpieczenia wymagane przez obowiązujące przepisy (np. standardowe klauzule umowne lub równoważne środki). Informacje na temat tych zabezpieczeń można uzyskać, kontaktując się z SVH.

Płatności realizowane za pośrednictwem Stripe, Klarna, Revolut lub kartą poprzez GoHighLevel są przetwarzane przez tych dostawców jako niezależnych administratorów danych, zgodnie z ich własnymi politykami prywatności.

5. Jak długo SVH przechowuje dane

SVH przechowuje dane osobowe wyłącznie przez okres niezbędny do świadczenia i wsparcia usług oraz prowadzenia działalności, po czym dane są usuwane lub anonimizowane.

W przypadku nagrań i transkrypcji rozmów okres przechowywania ustala klient (jeżeli funkcja jest włączona), a SVH stosuje się do tych ustawień. Jeżeli okres nie został określony, SVH stosuje własne zasady zgodne z obowiązującymi wymogami. Kopie zapasowe są usuwane zgodnie z ustalonym cyklem rotacji.

6. Wymóg ustawowy lub umowny

Niektóre informacje są niezbędne do zawarcia lub realizacji usługi (np. numer telefonu, adres e-mail do przekierowań, ustawienia routingu). Ich niepodanie może uniemożliwić świadczenie usługi przez SVH.

7. Prawa osoby, której dane dotyczą

Każda osoba ma prawo do: dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, wniesienia sprzeciwu oraz przenoszenia danych.
W przypadku przetwarzania danych na podstawie zgody, zgodę można w każdej chwili wycofać.
Każda osoba ma również prawo złożyć skargę do właściwego organu ochrony danych.

8. Decyzje automatyczne

SVH nie podejmuje decyzji wywołujących skutki prawne ani innych istotnych skutków wyłącznie w oparciu o zautomatyzowane przetwarzanie danych. Automatyzacja wspiera routing połączeń oraz sugestie terminów, jednak istotne decyzje nie są podejmowane wyłącznie przez systemy automatyczne.

9. Cookies i analityka

SVH stosuje niezbędne pliki cookies do prawidłowego działania strony oraz opcjonalne cookies analityczne i reklamowe — wyłącznie za zgodą użytkownika. Ustawienia cookies można zmienić w przeglądarce internetowej.

10. Kontakt

Pytania lub wnioski: info@smartvoicehub.com
(SVH nie wyznaczył odrębnej osoby ds. ochrony danych; w przypadku zmiany niniejsza informacja zostanie zaktualizowana).

11. Aktualizacje

SVH może okresowo aktualizować niniejszą politykę. Zmiany będą publikowane na tej stronie wraz z nową datą „Obowiązuje od”.